Pentingnya Pengawasan

TUGAS MAKALAH

PENGAWASAN MENJADI MATA

DALAM KINERJA PERUSAHAAN

                   

            DISUSUN OLEH:

NAMA       : AMALINA CHOIRUN NISA (C12026)

  YENI SURYANI (C12001)               

   PRODI/SMT : KOMUNIKASI MASSA/ II

POLITEKNIK INDONUSA SURAKARTA

JL. KH. SAMANHUDI NO 31 MANGKUYUDAN

A.    LATAR BELAKANG

Perusahaan yang maju dan berprofit tinggi tentulah mampu melaksanakan fungsi manajemennya dengan baik. Fungsi satu dengan yang lain saling berkaitan untuk menjalankan kinerja perusahaan agar sesuai rencana dan menghasilkan profit tinggi. Bukanlah hal yang mudah agar semua fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan dan pengawasan terjalankan dengan baik. Namun kelima fungsi tersebut paten dijalankan agar perusahaan berjalan dengan baik.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dari penjelasan diatas dapatlah dilihat bahwa pengawasan memegang peran penting dalam kinerja perusahaan. Sebaik apapun sistem manjemen yang ada disebuah perusahaan jika pengawasannya tidak jalan maka berangsur-angsur perusahaan tersebut akan mengalami masa kritis  bahkan tutup perusahaan. Oleh karena itulah, pengawasan disebut sebagai mata perusahaan.

B.     PERMASALAHAN

Beberapa hal yang menjadi pokok permasalahan dalam makalah ini adalah:

1.      Mengapa pengawasan sulit dilaksanakan dengan baik

2.      Bagaimana dampak jika pelaksanaan pengawasan tidak profesional

3.      apa yang harus dilaksanakan perusahaan agar pengawasan berjalan baik

C.    PEMECAHAN MASALAH

Sulitnya pelaksanaan pengawasan dapat dipengaruhi beberapa faktor:

·      Minimnya kesadaran akan pentingnnya pengawasan

·      Tidak berjalannya prinsip pengawasan

·      Tahapan proses pengawasan yang tidak berjalan

·      Minim finansial

·      Puas dengan hasil kinerja pertama

·      Masih menerapkan manajemen kemanusiaan

·      Kurang peka terhadap gejala hasil kinerja perusahaan

Perusahaan tidak dapat menjalankan kinerja jika prinsip pengawasan tidak diterapkan. Berikut prinsip pengawasan yang perlu diterpakan oleh perusahaan:

a.       Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.

b.      Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

c.       Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

Setelah mengetahui prinsip manajemen, perusahaan harus melaksanakan langkah – langkah dalam proses pengawasan sebagai berikut:

a)      Penetapan standar dan metode penilaian kinerja

Idealnya, tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan sebaiknya ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan dilakukan. Manajemen akan dengan mudah menjelaskan kepada seluruh pihak dalam organisasi jika tujuan organisasi jelas dirumuskan. Contoh peningkatan penjualan sebesar 50 % adalah lebih mudah untuk dikomunikasikan apabila dibandingkan dengan “peningkatan penjualan” saja.

b)      Penilaian Kinerja

Pada dasarnya penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula. Penilaian kinerja merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dan terus menerus.

c)      Penilaian apakah kinerja memenuhi standar ataukah tidak

Setelah data penjualan dari tahun ini dan tahun lalu diperoleh, manajer penjualan kemudian melakukan perbandingan atas apa yang dicapai tahun ini dengan yang telah dicapai pada tahun lalu.

d)     Pengambilan tindakan koreksi

Ketika kinerja berada di bawah standar berarti perusahaan mendapatkan masalah. Oleh karena itu perusahaan kemudian perlu melakukan pengendalian yaitu dengan mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi, yaitu kinerja berada dibawah standar, lalu kemudian perusahaan melakukan berbagai tindakan untuk mengoreksi masalah tersebut. Pada intinya manajer atau perusahaan berusaha untuk mencari penyebab ketidak mampuan mencapai kinerja sesuai dengan standar untuk kemudian tindakan koreksinya.

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada beberapa  jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan, diantaranya:

v  Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa

v  Pelaksanaan program dilapangan

v  Obyek yang bersifat strategis

v  Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

v  Terjadi penurunan pendapatan atau profit

v  Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

v  Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktivitas kerja yang menurun, dll)

v  Berkurangnya kas perusahaan

v  Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur

v  Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik

v  Biaya yang melebihi anggaran

v  Adanya penghamburan dan inefisien

Pengawasan memang hal yang sangat fundamental, berikut merupakan beberapa alasan pentingnya fungsi pengawasan.

1.      Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2.      Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3.      Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4.      Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.

5.      Adanya pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

Berikut perbedaan akibat pengawasan yang berjalan dengan baik dan tidak baik:

BAIK	TIDAK BAIK
Da  Mengetahui perkembangan  program yang sudah dilakukan	Tidak ada peninjauan program
Mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.	Tidak menghiraukan ketidakpahaman staf terhadap pelaksanaan tugas
Mengetahui pemanfaatan wakktu waktu dan sumber daya lainnya secara efisien	Memberikann keleluasaan terhadap pemanfaatan waktu dan sumberdaya
Mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan	Memandang semua kinerja dalam kendali
Mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan	Memperlakukan semua staf secara biasa dan menyamaratakan

Hal yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam meningkatkan pengawasan adalah:

a.       Menerapkan prinsip pengawasan dengan baik

b.      Memupuk kesadaran akan pentingnya pengawasan

c.       Melaksanakan tahapan  proses pengawasan  dengan baik

d.      Terus berinovasi dan tidak cepat puas

e.       Menerapkan manajemen modern dan manajemen ilmiah

f.       Peka terhadap kinerja perusahaan

g.      Adanya pengendalian efektif

  Pengendalian efektif merupakan pengendalian terbaik dalam organiasasi yaitu berorientasi pada strategi dan hasil, dapat dipahami, mendorong pengendalian diri (self-control), berorientasi secara waktu dan eksepsi, bersifat positif, setara dan objektif, fleksibel.

Tipe-tipe pengendalian (awal) preliminary, kadang-kadang disebut kendali feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai.

Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

Tipe-tipe pengendalian (saat ini) concurrent berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

Tipe-tipe pengendalian (akhir) post-action; kadang-kadang disebut kendali feedback , kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

Selain untuk memastikan bahwa tujuan dari organisasi perusahaan dapat tercapai, fungsi pengawasan dan pengendalian juga perlu di lakukan agar efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan juga tetap dapat di raih dan juga agar perusahaan senantiasa dapat menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan yang dihadapi oleh perusahaan.

Secara garis besar, Dessler mengemukakan bahwa terdapat dua pendekatan dalam mempertahankan fungsi pengawasan (maintaining controlling function), terdiri dari system pengawasan tradisional dan system pengawasan yang berdasarkan komitmen.

-          Sistem Pengawasan Tradisional

Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat eksternal. Kinerja pegawai akan diawasi  oleh atasan para pegawai. Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada di luar bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja keuangan. Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan tradisional, yaitu:

a. Pengawasan Diagnostik, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer dimana setelah standar ditetapkan,manajer melakukan pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum. Sekiranya belum tercapai maka manajer kemudian berkewenangan untuk melakukan diagnosa atau faktor-faktor yang menyebabkan standar belum tercapai untuk kemudian mengambil keputusan yang terkait dengan upaya untuk pencapaian standar sesuai dengan yang semestinya.

b. Pengawasan Berdasarkan Batasan-Batasan

Yaitu pengawasan yang dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur yang dengan aturan dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dalam perusahaan akan menyesuaikan diri dengan aturan dan prosedur tersebut dalam menjalankan seluruh aktivitas terkait dengan perusahaan.

c. Pengawasan Interaktif

Adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan yang

-          Sistem Pengawasan yang Berdasarkan Komitmen

Berbeda dengan pendekatan Tradisional, dalam system pengawasan, pendekatan yang berdasarkan komitmen lebih menekankan  fungsi pengawasan dari sisi internal dari pada eksternal. Pengawasan lebih ditekankan pada faktor internal dari seiap individu pekerja. Introspeksi diri dalam hal ini lebih dominan dalam menjalankan fungsi pengawasan daripada pengawasan eksternal. Berbagai pendekatan bisa dilakukan dalam membangun system pengawasan yang berdasarkan komitmen ini, diantaranya dengan menerapkan suatu system keyakinan tertentu dalam budaya kerja perusahaan atau melalui berbagai upaya yang “mamaksa” pegawai untuk membiasakan diri dengan tanggung jawab dan introspeksi diri, diantaranya mungkin dengan memberikan kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai jenis aktivitas yang diberikan kepada para pegawai.

D.    SARAN

Di era persaingan global ini, dimana batas-batas negara tidak lagi menjadi penghalang untuk berkompetisi, hanya perusahaan yang menerapkan Good Corporate Governance (GCG) yang mampu memenangkan persaingan. GCG merupakan suatu keharusan dalam rangka membangun kondisi perusahaan yang tangguh dan sustainable. Ia diperlukan untuk menciptakan sistem dan struktur perusahaan yang kuat sehingga mampu menjadi perusahaan kelas dunia.

Good Corporate Governance pada dasarnya merupakan suatu sistem (input, Proses, output) dan seperangkat peraturan yang mengatur hubungan antara berbagai pihak yang kepentingan (stakeholders) terutama dalam arti sempit hubungan antara pemegang saham, dewan komisaris, dan dewan direksi demi tercapainya tujuan perusahaan. Good Corporate Gorvernance dimasukkan untuk mengatur hubungan-hubungan ini dan mencegah terjadinya kesalaha-kesalahan signifikan dalam strategi perusahaan dan untuk memastikan bahwa kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat di perebaiki dengan segera. Penertian ini dikutip dari buku Good Corporate Governance pada badan usaha manufaktur, perbankan dan jasa keuangan lainnya (2008:36).

Selain hal diatas  seorang manajer  sebaiknya  mengawasi kinerja dalam berbagai aspek, menerapkan metode modern dan ilmiah, mensejahterakan karyawan,  mengkaji setiap kendala yang terjadi untuk berinovasi, mengadakan outbond atau seminar tata kerja dan tanggung jawab, meningkatkan koordinasi, menjaga komunikasi serta saling menghargai dan sadar diri.

E.     REFERENSI

http://rheinduniatulisan.blogspot.com/2010/08/fungsi-controlling-pengawasan-dan.html ,16 April 2013

http://riyan17.wordpress.com/2010/06/01/fungsi-pengawasan/ 16 April 2013

http://naniestbae.blogspot.com/2013/01/manajemen-fungsi-pengawasan.html, 16 April 2013

http://anggia-megani.blogspot.com/2010/12/fungsi-pengawasan-dalam-manajemen.html,16 April 2013